Muchas veces creemos que sabemos darnos a entender sin importar quién sea nuestro oyente, pero puede suceder que el mensaje que quisiste enviar no fue percibido de la misma manera por distintas personas.
Es allí donde podemos decir que algo está pasando, posiblemente no utilizaste las palabras correctas, o no tuviste la firmeza para acompañar las decisiones, o simplemente no supiste explicar de forma clara y concisa tu opinión o visión al respecto.
Puede suceder, pero no por eso debemos quedarnos de brazos cruzados, siempre hay que buscar la manera de mantener una comunicación clara y entendible en el 100% de los casos, sólo es cuestión de desarrollar una habilidad que todo líder, gerente, consultor, etc necesita: La habilidad de comunicarse efectivamente, o lo que es lo mismo, hacer uso de la comunicación efectiva.
¿Qué es la comunicación efectiva?
Es la manera con la que nos referimos a tener la capacidad de escuchar y comprender el todo sobre la información y datos que se reciben.
¿Confuso? No te preocupes que yo te voy a explicar.
Primero hay que entender algo muy importante, la forma en la que nos comunicamos es un factor decisivo para muchas situaciones, en el mundo laboral, es la diferencia entre conseguir o no un trabajo, estar listo o no para un puesto; en relaciones interpersonales, hace la diferencia entre mantener una relación sana o no, incluso puede hacer la diferencia ante un posible conflicto (es decir, puede evitarlo).
Así pues, la comunicación efectiva se trata de compartir nuestras ideas, pensamientos, conocimientos, deseos e información variada de una forma comprensible, sin dar pie a ninguna interpretación errónea por parte del receptor.
La comunicación efectiva sucede cuando un mensaje se comparte, recibe y comprende sin alterar su objetivo final.
“Kendrith, sigo sin entender para qué sirve la comunicación efectiva”
Te explico, vivimos en un mundo lleno de personas con ideas, opiniones, personalidades y actitudes muy distintas entre sí, y mantener una idea principal ante una población de personas así… Sólo se puede lograr si el mensaje es lo suficientemente claro para todos.
La comunicación efectiva te permite hacer llegar tu mensaje de forma 100% clara para todos.
Entonces… ¿Cuál es la importancia de la comunicación efectiva?
Las personas que saben cómo comunicarse de manera eficaz impulsan su productividad y mejoran sus relaciones personales en todos los aspectos de su vida, ya que fomentan la confianza de los demás y ayudan a prevenir o solucionar problemas. La comunicación efectiva ayuda a liberar tensión generada por errores de comunicación, ayuda a cohesionar los equipos, mitigando el error humano y la frustración entre colaboradores que puede ser el origen de malos entendidos.
Refiriéndonos a las ventas, una comunicación efectiva te ayudará no solo a comunicar mejor los beneficios de tus productos, sino también a comprender mejor las dudas y necesidades de tus clientes; esto te permitirá cerrar más y mejores tratos.
Si nos referimos a una organización, la comunicación es efectiva cuando la información compartida (datos) entre colaboradores, contribuye al éxito en la comercialización de los productos o servicios que ofrece.
Además, la comunicación efectiva es una estrategia más para desarrollar una excelente sinergia entre los equipos de trabajo.
Características de la comunicación efectiva
Ya sabemos qué es la comunicación efectiva y su importancia, ahora vamos a profundizar un poco más en las características.
- La información es clara, concisa y completa.
- Los canales de comunicación utilizados son los pertinentes.
- La estructura del mensaje se recibe clara y fuerte (con éxito), debe tener orden en las ideas y usar palabras, símbolos precisos y pertinentes.
- No hay espacio para errores ortográficos (de ser escrita), la gramática debe ser impecable y fluida (tanto escrita como oral).
- Es de fácil comprensión, es de interés y es objetiva.
- Se dice que un mensaje es efectivo cuando posee: Claridad, propiedad, concisión, feedback (respuesta), empatía, escucha activa, comunicación no verbal (expresiones faciales y corporales) y respeto.
“Kendrith, ¿existen técnicas para desarrollar la comunicación efectiva?”
Existen, y yo te las voy a enseñar aquí abajo:
Técnicas para el desarrollo de la comunicación efectiva
Hay mucho que puedes hacer para desarrollarte en el habla y escucha activa (esto es lo que comprende la comunicación efectiva), y créeme, una vez lo pongas en práctica, definitivamente va a repercutir (para mejor) en tu equipo de trabajo.
Tener intención
En el momento en el que generas el mensaje, es importante que sepas con exactitud a dónde quieres llegar; que deseas expresar y logres ser claro. Si aún no concibes tu intención, es probable que el receptor tampoco la capte bien.
Para mejorar en esto, puedes intentar escribir tus pensamientos para entender mejor tus expectativas, incluso puedes planear tu discurso, te ayudará a evitar que te pierdas y evitará que seas redundante.
Ser claro y conciso son tu fundamento
Transmitir un mensaje de forma clara no es tan fácil como sólo hablar, debes estar atento a algunos puntos.
- Velocidad y tonalidad de voz, hablar muy rápido o muy bajo puede hacer que el receptor pierda o entienda mal una parte del discurso. A su vez, hablar demasiado alto puede ser incómodo para quien escucha, al igual que hablar muy despacio. Por lo tanto, una opción interesante es practicar a solas o frente a una tercera persona antes de charlas decisivas.
- Concisión, los mensajes de muchas palabras son confusos. Comunica tus ideas con las palabras adecuadas y al punto, no importa el medio en el que te comuniques. Eso sí, tampoco puedes reducir el mensaje al punto de que pierda fuerza o se vuelva incomprensible.
- Cuidar el lenguaje corporal y no verbal, las expresiones faciales, los ademanes, la posición de tus manos, como te muestras ante las personas e incluso tu ropa tienen un papel esencial, puedes probar practicando en un espejo como te muestras ante las personas e investigar esas pequeñas cosas que haces y podrían estar enviando el mensaje equivocado.
- Cuidar la gramática, cuando el contenido es escrito asegúrate de que la ortografía, la gramática y la puntuación estén correctas. Errores de este tipo provocan distracciones y pueden causar una mala interpretación. Si escribes a mano, cuida que la letra sea legible.
Se consciente de a quién le hablas
Si la comunicación es el resultado entre lo que se dice, lo que se escucha y lo que se interpreta, es vital que sepas siempre a quién le hablas. Tienes que interesarte por tu receptor.
- ¿Qué tipo de expresiones forman parte de su realidad?
- ¿Qué referencias externas pueden facilitar el entendimiento?
- ¿Qué formatos de discursos, textos o presentaciones captan más su atención?
Un formato interesante tiene más posibilidades de ser bien recibido y comprendido. Además, conocer a tu público evita situaciones que pueden ser desfavorables a una buena interpretación o mismo ofensivas en determinados contextos.
Así como hablas, escucha
La escucha activa y la lectura atenta son clave para una comunicación clara y precisa. Saber trabajarlas es un gran diferencial a la hora de, por ejemplo, tratar con clientes. Estar atento durante la conversación hará que puedas devolver respuestas eficaces y evitará que te repitas.
Ante un equipo de trabajo, escuchar y tomar en cuenta cada opinión hará de la comunicación mucho más efectiva.
La empatía será lo que más hablará de ti
Lee bien, la empatía es la capacidad de comprender e interpretar los sentimientos ajenos. Al tratar con clientes o colegas de trabajo, ser empático permitirá una mayor aproximación con tu interlocutor y probablemente, logrará que se relacione mejor con el contenido y lo comprenda más fácilmente.
Poniendo en prácticas estas técnicas, sólo necesitarás algo de tiempo y esfuerzo para empezar a notar los resultados, eso sí, todavía existen algunas situaciones que te pondrán a prueba, y será mejor que las evites.
- Estrés, el estrés laboral te impide raciocinar bien y pensar con calma en tus palabras y reacciones. Entender cómo esto se manifiesta en tu estado emocional y en tu salud psicológica puede ayudarte a mitigar sus efectos en la comunicación. A su vez, una comunicación eficiente traerá menos estrés a estos ambientes.
- Discordia, diferencias de lenguaje, punto de vista o culturales son un factor común de conflicto y confusión en conversaciones. Trabaja tu empatía para aproximarte más a tu interlocutor, llegar a puntos comunes y comunicar con más facilidad.
- Falta de compromiso, existirán distracciones, como atender a detalles que harían sentir al interlocutor como que no lo tomas en serio. Atender tu teléfono en medio de una conversación, desempeñar diversas tareas que mantienen tu concentración en ellas, y no ejercitar tu escucha activa derrumbarán todo lo que hayas logrado con la comunicación efectiva.
Desde el punto de vista profesional, la comunicación efectiva te ofrece el saber cómo trabajar y colaborar con tus compañeros, externas ideas y mejores decisiones para cada situación, incluyendo situaciones de conflicto o estresantes. Así mismo, el desarrollo de habilidades y tus talentos de comunicación efectiva te llevará a un siguiente nivel en el manejo de equipos de trabajo más grandes y de alto valor en su desempeño.
¿Qué te parece si comienzas a poner en práctica esto de escuchar activamente y expresarte de forma clara? Recuerda que si necesitas ayuda, yo estaré encantado de compartir contigo mi experiencia y lo que pongo en práctica para mejorar cada vez más en esto de la comunicación efectiva.
Te mando un abrazo.
Kendrith Rodríguez